In der heutigen Unternehmenskommunikation nehmen Websites eine zentrale Rolle ein. Besonders im Bereich „Über uns“ oder bei der Darstellung von Ansprechpartnern dienen Bilder von Mitarbeitenden der Vertrauensbildung, der persönlichen Ansprache von Kunden und Geschäftspartnern sowie der Außendarstellung des Unternehmens. Vor diesem Hintergrund erscheinen Bilder von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zunächst als unproblematisch. Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist jedoch besondere Vorsicht geboten, insbesondere wenn es um die Veröffentlichung von Bildern ehemaliger Angestellter geht.
Bilder von Mitarbeitenden auf Unternehmenswebsites
– datenschutzrechtliche und praktische Aspekte –
Häufig zeigt sich in der Praxis, dass Websites Fotos von Personen enthalten, die das Unternehmen bereits verlassen haben. Oft wird in diesem Zusammenhang argumentiert, dass eine Einwilligung zur Veröffentlichung der Bilder vorliegt und diese nicht widerrufen wurde. Juristisch betrachtet ist dies jedoch nicht ausreichend.
Nach den Grundsätzen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine Einwilligung stets zweckgebunden. Wurde die Einwilligung ursprünglich für die Darstellung der Person als aktive Ansprechpartnerin oder aktiven Ansprechpartner des Unternehmens erteilt, entfällt dieser Zweck automatisch mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Eine fortgesetzte Veröffentlichung ohne neue Rechtsgrundlage stellt daher eine unzulässige Verarbeitung personenbezogener Daten dar. Die einschlägige Rechtsgrundlage hierfür findet sich in Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wobei die Zweckbindung implizit in der konkreten Beschreibung des Verarbeitungszwecks zu sehen ist.
Darüber hinaus ist die Frage der Datenrichtigkeit zu beachten. Nach Art. 5 Abs. 1 lit. d DSGVO müssen personenbezogene Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sein. Ein ehemaliger Mitarbeiter, der weiterhin als Ansprechpartner auf der Website geführt wird, wird faktisch als gegenwärtiger Mitarbeiter dargestellt. Diese Darstellung ist objektiv unrichtig und kann sowohl für Websitebesucherinnen als auch für Geschäftspartner oder Bewerber irreführend sein. In der Praxis kann dies zu Reputationsrisiken führen und unter Umständen auch haftungsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Fortbestehende Einwilligungen im Beschäftigungsverhältnis und ihre Grenzen
Ein besonderer Praxisfall ist die Zeitspanne zwischen Kündigung und dem tatsächlichen Ausscheiden der Mitarbeitenden. Juristisch besteht während dieser Phase weiterhin ein Beschäftigungsverhältnis, sodass die ursprüngliche Einwilligung formal weiterhin greift. Dennoch ist hier ein differenziertes Vorgehen erforderlich.
In vielen Fällen kann es sinnvoll sein, die Darstellung auf der unternehmenseigenen Website bereits vor dem tatsächlichen Ausscheiden anzupassen, insbesondere, wenn die Person nicht mehr in direktem Kundenkontakt steht oder sensible Projekte betrifft. Hier spielen auch die persönlichen Beziehungen und das Verhältnis zum ausscheidenden Mitarbeiter eine Rolle, sodass eine transparente Kommunikation empfohlen wird.
Unternehmen sollten daher klare Prozesse etablieren, die sowohl datenschutzrechtliche als auch organisatorische Aspekte berücksichtigen. Dazu gehört die regelmäßige Prüfung und Aktualisierung von Darstellungen der Mitarbeitenden auf der Website, idealerweise in Verbindung mit dem Austrittsmanagement oder Off-Boarding. Die Koordination zwischen Personalabteilung, Marketing und IT ist hierbei entscheidend, um sicherzustellen, dass die Veröffentlichung von personenbezogenen Daten stets rechtlich zulässig und inhaltlich korrekt ist.
Ein weiterer Aspekt ist die Formulierung der Einwilligungen: Sie sollte den Zweck der Veröffentlichung klar benennen, etwa „Darstellung als aktiver Ansprechpartner auf der Website“, und für den Fall des Austritts automatisch ihre Gültigkeit verlieren.
Konkrete Handlungsempfehlungen für Ihr Unternehmen
- 1
Regelmäßige Website-Checks: Mindestens einmal jährlich (bei hoher Fluktuation ggf. öfter) sollten alle Teamseiten und Ansprechpartnerlisten überprüft werden. Dabei sollte geprüft werden, ob alle dargestellten Personen noch im Unternehmen tätig sind, die dargestellten Funktionen korrekt sind und die Einwilligungen zur Veröffentlichung aktuell vorliegen. Standardisierte Prüflisten können helfen, dass diese Kontrolle systematisch und nachvollziehbar erfolgt.
- 2
Integration in den Austrittsprozess: Das Austrittsmanagement sollte eng mit Marketing, IT oder Website-Verantwortlichen abgestimmt werden. Sobald Mitarbeitende kündigen oder das Unternehmen verlassen, sollte geprüft werden, ob das Bild, die Funktion und die Kontaktdaten noch auf der Website angezeigt werden dürfen. Dies ermöglicht eine rechtzeitige Anpassung der Darstellung und vermeidet datenschutzrechtliche Risiken.
- 3
Dokumentation der Einwilligungen: Schriftliche Einwilligungen, inklusive Zweckbeschreibung und Hinweis auf Widerrufsrechte, gewährleisten Nachweisbarkeit.
- 4
Feingefühl bei Übergangszeiten: Zwischen Kündigung und tatsächlichem Ausscheiden besteht weiterhin ein Arbeitsverhältnis, sodass die ursprüngliche Einwilligung formal noch greift. Dennoch sollte das Verhältnis zum Mitarbeitenden und die aktuelle Funktion im Unternehmen berücksichtigt werden. In sensiblen Fällen kann es sinnvoll sein, die Website-Darstellung bereits vorzeitig anzupassen oder individuell abzusprechen. Eine transparente Kommunikation mit ausscheidenden Mitarbeitenden minimiert Konflikte und Missverständnisse.
- 5
Verantwortlichkeiten klar regeln: Zuständigkeiten für die Pflege und Aktualisierung der Bilder von Mitarbeitenden sollten verbindlich festgelegt sein. Dazu gehört die Festlegung, wer für die Überprüfung, Freigabe und Dokumentation verantwortlich ist. So wird sichergestellt, dass Änderungen rechtzeitig vorgenommen und datenschutzrechtlich korrekt umgesetzt werden.
- 6
Dokumentation und Nachweisbarkeit: Alle Änderungen an Website-Inhalten, insbesondere bei Bildern der Mitarbeitenden, sollten dokumentiert werden. Dies umfasst unter anderem wer die Änderung vorgenommen hat, wann sie erfolgt ist und auf welcher Grundlage (wie zum Beispiel bestehende Einwilligung). Eine klare Dokumentation unterstützt im Streitfall die Nachweisführung gegenüber Aufsichtsbehörden oder ehemaligen Angestellten.
Sorgfalt und klare Prozesse bei Mitarbeiterbildern sichern rechtssichere Außenwirkung
Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass Mitarbeiterbilder auf Unternehmenswebsites datenschutzrechtlich und organisatorisch kein marginales Detail darstellen. Sie betreffen die Verarbeitung personenbezogener Daten mit Außenwirkung und bedürfen daher einer sorgfältigen rechtlichen Prüfung, regelmäßigen Aktualisierung und klaren Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens. Nur so lässt sich gewährleisten, dass die Website sowohl rechtlich konform ist als auch eine vertrauenswürdige und professionelle Außenwirkung entfaltet.
Gleichzeitig können Unternehmen durch ein strukturiertes Vorgehen das Risiko von Reputationsverlusten und Haftungsproblemen minimieren und ein transparentes, professionelles Bild gegenüber Kunden, Partnern und Bewerbern vermitteln.
