Mitarbeiterbefragungen fördern die Feedbackkultur und liefern wertvolle Erkenntnisse für Unternehmen. Doch viele unterschätzen die datenschutzrechtlichen Anforderungen. Ob DSGVO, KI-Einsatz oder externe Tools – wir zeigen, worauf es bei Planung und Durchführung wirklich ankommt.
Mitarbeiterbefragungen
Zwischen Feedbackkultur und Datenschutzpflichten
Mitarbeiterbefragungen sind ein bewährtes Mittel zur Erfassung von Stimmungen, Meinungen und Verbesserungspotenzialen im Unternehmen. Sie stärken die interne Kommunikation, fördern eine offene Feedbackkultur und liefern wertvolle Erkenntnisse für Führungskräfte sowie HR-Abteilungen. Dabei gerät jedoch ein Aspekt häufig in den Hintergrund: die datenschutzrechtlichen Anforderungen, die auch bei scheinbar harmlosen Maßnahmen wie einer internen Umfrage zwingend zu beachten sind.
Auch wenn solche Befragungen typischerweise mit geschäftlichen Kontaktdaten wie Name, E-Mail-Adresse oder Standort durchgeführt werden, handelt es sich dabei dennoch um personenbezogene Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 1 DS-GVO. Bereits ihre Erhebung, Verarbeitung oder Auswertung löst die Pflichten der DS-GVO aus. Dies gilt insbesondere, wenn externe Dienstleister oder KI-basierte Tools eingebunden werden.
Abhängig vom Umfang und der Art der Verarbeitung sind mindestens die folgenden Punkte bei der Planung und Durchführung einer Befragung zu berücksichtigen:
Datenminimierung
Erfassen Sie nur die Daten, die für den Zweck der Befragung unbedingt erforderlich sind. Nach dem Prinzip „so wenig wie möglich, so viel wie nötig“ lassen sich Risiken reduzieren und die Transparenz erhöhen.
Dokumentation im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
Auch wenn die Mitarbeiterdaten bereits vorliegen, stellt die Befragung eine eigenständige Verarbeitung dar. Diese ist vollständig im VVT zu dokumentieren.
Rechtsgrundlage prüfen
Eine häufig gewählte Grundlage ist das berechtigte Interesse des Arbeitgebers nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Dieses erfordert jedoch eine Interessenabwägung, bei der das Interesse des Unternehmens gegen die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen abgewogen wird.
Transparenz und Informationspflichten
Die Mitarbeitenden müssen über die Datenverarbeitung in klarer, verständlicher Form informiert werden – entweder über bestehende Datenschutzhinweise oder im Rahmen spezifischer Informationsblätter gem. Art. 13 DS-GVO.
Anonymisierung und Freiwilligkeit
Sofern möglich, sollte die Befragung anonym erfolgen. In den meisten Fällen reicht eine vollständig anonyme Auswertung aus. Auch wenn keine Einwilligung erforderlich ist, wirkt sich ein freiwilliger Charakter und eine klare Kommunikation positiv auf die Teilnahmebereitschaft und das Vertrauen aus.
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
Datenschutz hört nicht bei der Theorie auf: Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, Löschroutinen und ggf. Pseudonymisierung sollten je nach Art der Befragung implementiert werden. Diese Maßnahmen sind nach Art. 32 DS-GVO verpflichtend.
Aufbewahrungsfristen und Löschung
Bereits bei der Planung sollte ein Löschkonzept definiert werden. Umfragedaten sollten nur solange gespeichert werden, wie dies für die Auswertung oder Zielerreichung notwendig ist.
Externe Dienstleister und Tools
Werden Drittanbieter eingebunden, ist die Notwendigkeit eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DS-GVO zu prüfen. Bei US-amerikanischen-Tools oder Anbietern außerhalb der EU sind zusätzlich mögliche Drittlandtransfers zu betrachten. Dabei sind Standardvertragsklauseln oder andere Garantien einzusetzen, sofern kein Angemessenheitsbeschluss besteht.
Beteiligung des Betriebsrats
Sofern ein Betriebsrat besteht, kann dessen Mitbestimmungspflicht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG auslösbar sein – etwa wenn technische Mittel zur Überwachung verwendet werden oder Rückschlüsse auf individuelles Verhalten möglich sind.
Künstliche Intelligenz und neue Regulierung
Kommt KI bei der Auswertung der Befragung zum Einsatz – etwa bei der Sentimentanalyse oder Themenclustering –, sind nicht nur die Anforderungen der DS-GVO, sondern auch die Vorgaben der neuen KI-Verordnung (KI-VO) zu beachten. Hierzu zählen Transparenzpflichten, Risikobewertungen und gegebenenfalls menschliche Kontrollinstanzen, um etwaige Verzerrungen (Bias) zu erkennen.
Fazit
Mitarbeiterbefragungen sind ein wertvolles Instrument, das nicht nur die Unternehmenskultur fördern, sondern auch einen konkreten Mehrwert für die Organisationsentwicklung schaffen kann. Umso wichtiger ist es, dieses Instrument rechtskonform einzusetzen. Unternehmen sollten daher frühzeitig ihre Datenschutzbeauftragten einbinden, um Fallstricke zu vermeiden, die Daten der Mitarbeitenden zu schützen – und letztlich auch die Glaubwürdigkeit und Akzeptanz solcher Maßnahmen zu sichern.
